7 tips voor de evaluatie van je zakelijke evenement

7 tips voor de evaluatie van je zakelijke evenement

/

Bij organiseren hoort evalueren. Voor elk evenement, hoe klein of groot ook, is evalueren van grote waarde. Om te weten of je aan de verwachtingen hebt voldaan en vooral om het de volgende keer nóg beter te kunnen doen. Ook als het een eenmalige activiteit betreft, is het zinvol, alleen al omdat je mensen hebt ingezet en kosten hebt gemaakt. Gebruik deze tips die wij je vanuit onze eigen ervaring delen.

Met wie ga je evalueren?

Bij een evenement zijn meerdere partijen betrokken. Naast je gasten heb je te maken met de ontvangende locatie, sprekers, artiesten, wellicht een externe cateraar, geluids- en verlichtingsexperts, standhouders en personeel of vrijwilligers. Ieder heeft zo zijn eigen inzet en beleving. Om een volgend evenement weer zo geslaagd, of nog beter neer te kunnen zetten, is samenwerking cruciaal. Evalueren doe je daarom niet alleen met je gasten, maar met alle partijen die aan jouw evenement bijdragen.

Evalueren: zelf doen of liever uitbesteden

Evalueren is meer dan de vraag stellen ‘Wat vond je ervan?’. Om op specifieke onderdelen concrete input te krijgen, zijn gerichte vragen nodig. Vragen bedenken is een ding, maar vragen uitzetten, reacties verzamelen, analyseren en rapporteren is het meeste werk. Met voldoende kennis en tijd kun je dit prima zelf oppakken. Toch een kleine waarschuwing: bij grote evenementen met dito omvang aan gasten is het analyseren van alle enquête-uitkomsten een behoorlijke klus. Uitbesteden is dan het overwegen waard. Ook bij mondelinge peilingen heeft uitbesteden aan een telemarketingbureau voordelen. Respondenten blijken zich bovendien kritischer uit te durven laten dan wanneer ze jou als organisator zelf spreken. En uiteindelijk heb je vooral baat bij die kritische noten. Die geven aan waar je kunt verbeteren.

Wanneer evalueer je?

Direct na afloop van een event, onderweg naar huis of bij thuiskomst zijn de indrukken van een event of meeting het scherpst. Het enthousiasme, maar ook de kritische noten van je gasten en partners wil je horen. Zorg daarom dat je bij voorkeur binnen 2 dagen de evaluatie houdt. Dat kan al op de eventlocatie zelf. Mondeling, via een papieren vragenformulier, maar zeker zo efficiënt is het stellen van een aantal vragen via een eventapp. Om ‘on the spot’ een beoordeling te verkrijgen van onze zakelijke gasten hebben we in het Safari Meeting Centre een ‘evaluatiezuil’ staan waar onze zakelijke gasten met een aantal korte vragen hun mening over hun dag kunnen geven.

Ook de dag erna via een mail versturen van een aantal vragen zorgt dat de respondenten vers uit hun geheugen kunnen putten. Zo sturen wij alle zakelijke opdrachtgevers enkele dagen na het plaatsvinden van hun congres- of evenement een evaluatie per e-mail. Je kunt hier ook social media of een event-app voor inzetten.

Kies een passende evaluatiemethode

Sluit aan bij de respondent voor een effectieve evaluatie. Wat is voor hem of haar een passende manier? Hoe zorg je dat men de moeite neemt om jouw vragen te beantwoorden? Daarbij zijn deze afwegingen van belang:

  • Evalueer je bij alle gasten en betrokkenen of neem je een steekproef?
  • Wil je reacties op naam of anoniem ontvangen?
  • Wil je open of gesloten vragen stellen?
  • Schriftelijke enquête: op papier of online?
  • Mondelinge enquête of evaluatiegesprek: ter plekke of telefonisch?

Schriftelijke enquête: wat bied je aan?

Een enquête bestaat uit een combinatie van gesloten en open vragen. Gesloten vragen zijn makkelijk te verwerken, maar geven soms te weinig specifieke informatie. Geef daarom ook de mogelijkheid om een toelichting te kunnen geven. Het online aanbieden van de enquête is gebruiksvriendelijk en zorgt voor een respons die makkelijk te verwerken is. Tijdens het event kun je de enquête al activeren op computerschermen, iPad of via de smartphone te laden apps. Na afloop van de enquête per mail versturen kan met gemak via gratis tools als Survey Monkey.

Een gesprek biedt ruimte

Is het aantal deelnemers aan je event wat kleiner of wil je de ervaringen van bijvoorbeeld de gastsprekers, locatie of cateraar verzamelen, dan is een mondelinge enquête of een evaluatiegesprek de meest logische methode. Uiteraard kan dit ook telefonisch in de week na het evenement. Het van tevoren opstellen van een aantal vragen is handig, maar geef ook de ruimte om je gesprekspartners te laten vertellen, zelf punten aan te dragen en daarop door te vragen. Dit geeft vaak verrassende verbetermogelijkheden.

Motiveren om te reageren

Je herkent het vast: je ontvangt een uitnodiging om een enquête in te vullen op het moment dat je er geen tijd voor hebt of -wees eerlijk- ook niet altijd zin in hebt. Een aantal zaken kan motiveren om toch te reageren:

  • Maak het doel duidelijk: geef aan waarvoor je de resultaten gaat gebruiken.
  • Stel korte vragen die ook qua aantal te behappen zijn: geef bij aanvang aan hoelang het beantwoorden ongeveer duurt.
  • Betrek de respondenten bij het vervolg: publiceer de resultaten.
  • Geef de respondenten als dank iets terug: korting op het volgende evenement, een link naar de foto’s, toegang tot bijvoorbeeld de gehouden presentaties of een relevant artikel.
  • Houd vol en stuur na de eerste keer een herinnering. En gebruik wat humor, dat helpt.

Profiteer van onze tips

Evalueren is meer dan verstandig. Het geeft inzicht en kansen om het een volgende keer nog beter te doen. Haal zoveel mogelijk rendement uit je evaluatie met deze tips:

  1. Evalueer met alle betrokken partijen
  2. Overweeg uitbesteding bij grote evenementen of telefonische benadering
  3. Stuur een uitnodiging voor een enquête binnen bij voorkeur 2 dagen na het event
  4. Kies een passende evaluatiemethode: schriftelijk of mondeling
  5. Maak gebruik van handige online tools
  6. Motiveer je respondenten extra door iets weg te geven
  7. Informeer je respondenten over de resultaten en het vervolg

Ga je na je evaluatie vol enthousiasme aan de slag met een volgende editie of organiseer je binnenkort een andere activiteit? Mis deze tips voor het organiseren van een evenement dan niet. Veel succes!

Dit artikel is geschreven door Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre, en werd eerder gepubliceerd op Events.nl.