Hoe maak je een evenement succesvol met meer beleving?
Terug

Hoe maak je een evenement succesvol met meer beleving?

woensdag, 27 februari 2019
Hoe maak je een evenement succesvol met meer beleving?

Deelnemen aan een symposium, relatiedag of teambuildingdag is nog niet zo eenvoudig. Je moet tijd zien vrij te maken in je agenda, overdrachten doen, bereikbaarheid plannen. Ervoor en erna heb je het gewoon extra druk. Dat geeft allemaal niets, als je maar een zinvol bestede dag hebt. Een eerlijk is eerlijk, het is heerlijk om even uit de dagelijkse hectiek te zijn en andere mensen te ontmoeten. Een dagje uit is het nog net niet, maar vermaakt worden speelt bij het succes van zakelijke events wel degelijk een rol. Hoe kun je hier als organisator rekening mee houden? Wat maakt jouw event een ware belevenis?

Beleven gaat over mensen

Wat ij bij de evenementen in ons Safari Meeting Centre merken is dat steeds meer gasten ergens op afkomen omdat ze contacten zoeken. Face-to-face contact en netwerken, maar ook bij workshops of activiteiten gaat het om de onderlinge uitwisseling van kennis en ervaringen. Het lijkt wel alsof de zakelijke wereld het vluchtige van het digitale contact, de sociale media maar ook het vele mail- en appverkeer, wil compenseren. Een programma waarin persoonlijk contact en  inspirerende sprekers centraal staan is basis van een positieve beleving van je zakelijke event.

Het effect van een sprekende entourage

De plek van de ontmoetingen zijn zeker ook een belangrijk onderdeel van de beleving van je event. Het maakt nogal uit of je de hele dag in een ‘13 in een dozijn’ congrescentrum moet doorbrengen, of dat je in een gezellig theater of op een tot evenementenlocatie omgebouwd nostalgisch fabrieksterrein zit. Realiseer je welke implicaties een keuze kan hebben. Zo kan een vakbijeenkomst voor verpleegkundigen in een luxe hotellobby met overdadig buffet vragen oproepen. En in een kale bedrijfshal moet je wel heel veel aankleding regelen om er voldoende sfeer in te brengen, en dat kost geld.

Beleving is bij uitstek waar we ons met het Safari Meeting Centre op onderscheiden. Aan één zijde van ons congrescentrum kijken gasten uit over het overdekte tropisch regenwoud van de Bush, terwijl gasten aan de andere zijde genieten van een prachtig panorama over de Oost-Afrikaanse savanne met o.a. neushoorns, giraffen, gnoes en zebra’s. Omdat die beleving over te brengen maken we veel gebruik van video. Een voorbeeld hiervan is onderstaande video van het auditorium, maar op de website zijn nog meer video’s te zien.

Techniek ter ondersteuning

Naast offline blijft ook online beleven van het evenement interessant. Voor, tijdens en na afloop kun je al betrokkenheid creëren via sociale media. Ook op de dag zelf is digitale techniek een mooi middel om mensen mee te nemen in de sfeer van het event, ontmoetingen mee te laten beleven en netwerken te bevorderen via bijvoorbeeld een eventapp. Met livestreaming kan je vooral je thuiszittende publiek betrekken; zij beleven jouw event deels mee via live videobeelden. Denk ook eens aan virtual reality, een techniek die steeds meer toepassingen krijgt, niet alleen in de entertainmentindustrie maar ook in het onderwijs en in de zorg. Je kunt het heel goed gebruiken om deelnemers aan een training of workshop bepaalde situaties en leermomenten te laten ervaren.

Wat moet altijd op orde zijn?

Beleving heeft met meerdere aspecten te maken. Zorg naast voldoende contactmomenten, een verrassende locatie en ondersteunende techniek ook altijd voor:

  • Een afwisselend programma met passieve en actieve onderdelen, liefst binnen en buiten
  • Iets van entertainment, muziek of een luchtig optreden
  • Snelle service bij de inschrijfbalie, garderobe of het buffet
  • Inspirerende sprekers of video’s
  • Versbereid eten en drinken

Je doet er goed aan om alle zintuigen te prikkelen. De ervaring van het totale plaatje, daar gaat het om.

Hoe meet je beleving?

Beleving creëren doe je bij elk evenement opnieuw. Standaardoplossingen zijn er niet. Dat maakt het werk als evenementenorganisator in ieder geval erg boeiend vind ik zelf. Om te weten of alle inspanningen voldoende resultaat hebben, kun je er in de evaluatie vragen over stellen. Een andere manier is het bekijken van reacties van je gasten. Door ze te filmen is te zien waar mensen bijvoorbeeld tijdens een presentatie naar kijken, of ze onrustig of afgeleid worden. Ook andere technieken voor het meten van reacties en oogbewegingen kunnen iets zeggen over de mate van geboeid worden en reageren op bepaalde eventonderdelen. Marketingonderzoekers en eventorganisatoren maken hier dankbaar gebruik van.

10 x meer beleving

Een zakelijk event tot een belevenis maken is zorgen voor impact, met voldoende inhoud, goede faciliteiten en aansprekende communicatie. Je publiek prikkelen, enthousiasmeren en energie geven. Met deze 10 tips gaat het je zeker lukken:

  1. Zorg voor veel persoonlijk contact
  2. Communiceer via sociale media zowel voor, tijdens als na je event
  3. Zet technische middelen als livestreaming en virtual reality ondersteunend in
  4. Kies voor een aansprekende locatie of sfeervolle aankleding
  5. Zorg voor snelle service bij balies en buffetten
  6. Stel een afwisselend programma samen
  7. Las pauzes in met entertainment
  8. Zet inspirerende sprekers in
  9. Zorg voor goed eten en drinken
  10. Evalueer of meet de beleving bij je gasten

Met de beleving zit het in ons Safari Meeting Centre wel goed, al zeggen we het zelf. Middenin de Afrikaanse natuur, tussen de dieren, met moderne faciliteiten en professionele catering. Kom gerust eens vrijblijvend langs om sfeer te proeven en inspiratie op te doen.

Dit artikel is geschreven door Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre. De foto’s zijn gemaakt door Coen de Jong voor Vakmedianet en door CaseWare Nederland. Het artikel verscheen eerder op events.nl.

Reacties


Meer nieuws


Klantvriendelijkste Bedrijf van Nederland

Klantvriendelijkste Bedrijf van Nederland

woensdag, 29 mei 2019

Voor de twaalfde keer is het Klantvriendelijkste Bedrijf van Nederland gisteren bekendgemaakt. Hierbij wist Koninklijke Burgers’ Zoo een knappe vierde plek te veroveren, met als eindcijfer een 8,3. 

Lees meer
Biologe stoort vlooiende aap

Biologe stoort vlooiende aap

maandag, 13 mei 2019

Dinsdag 14 mei om 13.30 uur biedt biologe Constanze Mager op symbolische wijze de eerste exemplaren van haar boek 'Stoor nooit een vlooiende aap' aan de gorilla’s van Burgers’ Zoo aan.

Lees meer