Waar je op moet letten bij het kiezen van een locatie

Hoe voorkom je no-shows?

Een evenement organiseren betekent op alles -in ieder geval bijna alles- voorbereid zijn. Van een afzegging van een spreker, de afkondiging van code rood tot veel minder bezoekers dan verwacht. De laatste situatie wil te allen tijde voorkomen. Jouw gasten zijn tenslotte jouw evenement.

Voorkom no-show, beperk de kosten

Als professioneel congrescentrum hebben we als belangrijkste doel een band opbouwen met onze gasten, zodat ze terugkomen of over hun goede ervaring aan anderen vertellen. Voor jou als organisator van een evenement of activiteit is dat vast niet anders. Als mensen niet komen zonder zich af te melden, vind je dat jammer, en vooral ongewenst. Tijd- en energieverspilling, onnodige kosten, die wil je beperken. We geven je graag aan een aantal praktische tips om deze no-show te voorkomen.

Persoonlijk uitnodigen heeft resultaat

Een persoonlijke benadering van je gasten werkt! Het begint bij de uitnodiging. Een digitale uitnodiging is vaak het makkelijkst, maar een papieren uitnodiging blijkt in de praktijk meer onder de aandacht te komen. Dat kan nog wel afhangen van je doelgroep trouwens. Spreek je genodigden als het kan bij naam aan.

Uitnodigen doe je niet één, maar meerdere keren

Neem je genodigden op tijd mee in aanloop naar je evenement. Laat het ze weten zodra de datum en locatie bekend zijn. Na zo’n ‘save-the-date’-bericht stuur je later nog een persoonlijke uitnodiging met meer informatie over:

  • het programma;
  • de kosten;
  • de wijze van aanmelden;
  • overige praktische zaken

Hierop volgend stuur je ook weer een herinnering. Natuurlijk kort en bondig, en vooral uitnodigend. Wil je dat bepaalde genodigden zeker komen, omdat ze belangrijk voor jou of de andere gasten zijn? Bel ze dan op. Intensief, maar effectief.

Bevestigen is waarderen en betrokkenheid creëren

Voor ons als congrescentrum is gastvrijheid uiteraard zeer belangrijk. Voordat onze gasten een voet over de drempel hebben gezet, willen we al dat ze dat voelen. Wij reageren daarom altijd op elke aanmelding met een persoonlijke bevestiging. We laten weten dat we ze graag welkom heten en brengen alvast een stukje van de Afrikaanse beleving over. Creëer een herkenbaar beeld via de huisstijl en mogelijk het thema van je evenement. Laat dit consequent terugkomen in al je communicatie-uitingen.

Wat mensen niet mogen missen

Betrokkenheid creëren is ook vooruitlopen op wat mensen kunnen verwachten. En meer dan dat: wat mensen niet mogen missen. Vertel regelmatig over interessante sprekers, mooie optredens, over leuke activiteiten en interessante onderwerpen tijdens jouw evenement. Inspireer je gasten, maak ze nieuwsgierig. Sociale media kun je daar prima voor inzetten. Via een Facebookpagina, berichten via je LinkedIn- en Twitteraccount laat je wekelijks van je horen. Met een eigen hashtag breng je jouw evenement herkenbaar en aantrekkelijk over het voetlicht.

Voldoende media verlaagt de drempel enorm om praktisch te kunnen communiceren. Om organisatoren van evenementen in het Safari Meeting Centre te assisteren in de communicatie met hun gasten, hebben we een mediapagina gemaakt waar organisatoren eenvoudig foto- en videomateriaal kunnen vinden die ze vrij kunnen gebruiken om te communiceren met hun gasten. Bovendien hebben we alle praktische informatie (zoals de route) en veelgestelde vragen op 1 pagina beschikbaar gemaakt, zodat evenementorganisatoren deze direct aan hun gasten kunnen doorsturen.

Alweer een persoonlijk bericht

Ook vlak voor je evenement of activiteit is het tijd voor persoonlijk contact. Stuur een week van tevoren een mail, of eventueel een brief per post, met de laatste praktische informatie. Een update van het programma, de routebeschrijving, de aankondiging van de heerlijke lunch na afloop én de mogelijkheid om alsnog af te melden. Dat laatste doe je natuurlijk niet graag, maar beter bericht vóór de dag dan geen bericht. Zo kun je er nog op inspelen met bijvoorbeeld de catering. Je maakt het helemaal af als je ook ’s ochtends op de dag van het evenement een mail, sms- of WhatsApp-bericht stuurt met een laatste welkom. Je kunt niet attent genoeg zijn.

Wat doe je na afloop met de afzeggingen?

Iemand die afzegt, had misschien wel belangstelling maar geen mogelijkheid om te komen. Bedank hem daarom in een persoonlijk bevestigingsbericht voor zijn moeite en betrokkenheid. Het mooiste is als je dan nog wat kunt bieden, zoals een videoverslag van de bijeenkomst, een whitepaper over het inhoudelijke onderwerp of een kortingsbon voor een volgend evenement van jouw organisatie.

Hoe ga je om met de no-shows?

Wat doe je met de mensen die niet afzeggen en niet komen? Schrap je ze van je genodigdenlijst? Of stuur je ze toch nog een laatste gastvrije bericht met dank voor de belangstelling en 'hopelijk een andere keer tot ziens'? Een meer zakelijke aanpak kan zijn het sturen van de rekening voor de gemaakte kosten met dan wel de belofte dat je het geld overmaakt naar een goed doel. Weeg af wat bij jouw doelgroep en vooral bij jou past.

Alle tips op een rij

Net als de gastlocatie heb je er als organisator alle belang bij om extra tijd en kosten door no-show te voorkomen. En even onder ons, helemaal te voorkomen is het nooit, maar je kunt het wel beperken. We zetten alle tips nog even op een rij:

  1. Stuur een eerste persoonlijke uitnodiging: save-the-date
  2. Stuur een persoonlijke vervolguitnodiging: alles over het programma en de aanmelding
  3. Herinner nog een keer aan de aanmelding
  4. Vertel via de sociale media wat mensen niet mogen missen
  5. Bevestig de aanmelding
  6. Stuur een update over het programma en de praktische zaken
  7. Stuur een welkomstbericht op de dag zelf
  8. Bedank en beloon de afzeggingen
  9. Schrap de no-shows of stuur een laatste bericht

Ons laatste advies: blijf scherp en probeer nieuwe mogelijkheden ter vermindering van no-shows uit. Gasten binden is creatief zijn. En daar ben jij als organisator en inspirator nu juist goed in. Voor meer ideeën houden wij ons van harte aanbevolen.

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op Events.nlBron foto: CaseWare Nederland.